Förhandlingsordning

Styrelsen föreslår stämman

att fastställa förhandlingsordning för Scouternas stämma.

Inledning

I det här dokumentet beskrivs hur stämman ska arbeta för att beslutsprocessen ska vara demokratisk, smidig och hinnas med inom tidsramarna. Årets stämma är anpassad för att fungera som ett distansmöte i heldigital form och de olika delarna är omarbetade för att fungera över tid. På så sätt gör vi stämman tillgänglig för alla deltagare och ombud att engagera sig efter alla våras olika förutsättningar. Stämman kommer därför utföras både långsammare och över längre tid än vid fysiska möten.

Stämmans övergripande syfte

Stämman är Scouternas högsta beslutande organ. Då samlas ombud för alla scoutkårer/föreningar i landet som gemensamt ska representera alla scouter i Sverige. Det övergripande syftet med stämman är att besluta om inriktningen för verksamhetens kommande år och att avsluta den tidigare verksamhetsperioden. Styrelse och andra centrala förtroendeposter ska också utses.

Stämmans flöde i stora drag

För att i demokratisk ordning fatta beslut som alla ombud kan påverka och ta ställning till arbetar stämman genom ett antal olika steg. Tanken är att genom de olika stegen successivt förhandla fram förslag till beslut som en majoritet kan ställa sig bakom.

Under stämman arbetar vi i följande steg:

 

  1. Påverkanstorg

När: Måndag 9 november kl 08:00 – Fredag 20 november kl 23.59

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Redan innan stämman öppnas påverkanstorget i VoteIT. Det innebär att du kan kommentera förslagen samt, om du är ombud, även lägga yrkanden. Dessa yrkanden kommer att göras röstningsbara när första omröstningen öppnar.

Ombudets roll: Delta genom att diskutera och ev. lämna egna yrkanden.

 

2. Öppningsceremoni

När: Lördag 21 nov kl 10.00

Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Stämman öppnas av ordföranden. Detta sänds live.

Ombudets roll: Delta och lyssna på inledningsanföranden.

 

3. Påverkanstorg i VoteIT

När: Lördag 21 nov kl 13.00 – Söndag 22 nov kl 08.00

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Formaliapunkter avhandlas, så som förhandlingsordning och mötesfunktionärer. Punkt 1–7 i dagordningen.

Ombudets roll: Delta genom att diskutera och ev. lämna egna yrkanden i VoteIT på de olika formaliapunkter som avhandlas.

 

4. Omröstning i VoteIT §1-7

När: Söndag 22 november kl 09.00 – 18.00

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Röstning om samtliga formaliapunkter. Det går att rösta, och ändra sin röst, när som under de 9 timmar omröstningen är öppen. Omröstningen är öppen för punkterna 1-7 samtidigt. Efter kl 18.00 går det inte längre att påverka omröstningen.

Ombudets roll: Rösta i VoteIT på samtliga punkter från §1 till och med §7.

 

5. Mötesordföranden informerar

När: Söndag 22 november kl 19:00

Huvudsakligt innehåll: Mötesordföranden kommer sammanfatta de beslut som tagits och redogöra för hur stämman kommer genomföras utifrån beslutas förhandlingsordning. Informationen kommer att finnas tillgänglig för alla ombud och deltagare även senare.

 

6. Påverkanstorg i VoteIT

När: Måndag 23 november kl 08.00 – Fredag 27 november kl 19.00.

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Alla beslutsärenden presenteras i VoteIT, ombuden och övriga deltagare kan informera sig om samt diskutera de olika förslagen. De som har egna yrkanden kan lämna in dem direkt i VoteIT när som helst från måndag morgon till och med när påverkanstorget stängs fredag natt.

Ombudets roll: Informera sig om de olika motionerna och propositionerna, ställa frågor och diskutera med andra i VoteIT samt lägga egna förslag på ändringar eller tillägg i form av yrkanden.

 

7. Beredningsgrupper

När: Lördag 28 november kl 09.00-12.00 inklusive paus.

Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Ombuden samlas i Zoom i beredningsgrupper som är indelade utifrån olika områden. Beredningsgruppernas uppgift är att diskutera förslagen och att behandla de yrkanden som har kommit in. Vid beredningsgrupperna får deltagande ombud lägga nya yrkanden och även jämka mellan de yrkanden som har lämnats in. Beredningsgrupperna ska komma fram till ett huvudförslag till beslut på varje beslutsärende.

Ombudets roll: Aktivt medverka i diskussioner och förhandlingar i en av beredningsgrupperna. Bidra till en konstruktiv dialog och att tillsammans med övriga ombud ta fram ett huvudförslag för övriga ombud att ta ställning till.

 

8. Yrkandestopp

När: Lördag 28 november kl 12.00

Huvudsakligt innehåll: Efter beredningsgrupperna kan inte längre ytterligare ändringsförslag eller tillägg läggas.

 

9. Huvudförslag publiceras

När: Lördag 28 november kl 14.00

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Huvudförslagen, alltså resultatet från varje beredningsgrupp, kommer att publiceras i VoteIT för alla ombud och deltagare att ta del av.

Ombudets roll: Följer förhandlingen och tar ställning genom att rösta på de olika yrkandena.

 

10. Mötesordföranden informerar

När: Lördag 28 november kl 18.00

Huvudsakligt innehåll: Mötesordföranden har efter beredningsgrupperna arbetat fram beslutsordningar för respektive punkt som vid detta tillfälle kommer att presenteras och förklaras. Informationen kommer att finnas tillgänglig för alla ombud och deltagare även senare.

11. Omröstning §8-20

När: Lördag 28 november kl 18:00 – Söndag 29 november kl 15:00

Var: VoteIT

Huvudsakligt innehåll: Varje beslutsärende hanteras samtidigt i VoteIT och ombud väljer själv i vilken ordning de vill rösta på respektive punkt. Utgångspunkten är att diskussioner och förhandlingar redan har skett på påverkanstorget tidigare under veckan och i beredningsgrupperna under lördagen. Nya yrkanden får inte läggas. Alla yrkanden som kommit in under stämman kommer att behandlas. Även eventuella personval genomförs under denna omröstning.

Efter att omröstningen avslutats så har ombuden fram till att stämman stängs på sig att lämna in reservationer.

Ombudets roll: Ta ställning genom att rösta på de olika förslagen i VoteIT.

 

12. Avslutning av stämman och avslutningsceremoni

När: Söndag 29 november kl 16.00

Var: Zoom

Huvudsakligt innehåll: Mötesordförande informerar om vilka beslut som har fattats. Stämman avslutas därefter.

Ombudets roll: Delta och titta på avslutningsceremonin.

Omröstning

Det är mötesordförandens uppgift att öppna och stänga omröstningen i VoteIT samt förbereda beslutsordningen. Beroende på hur förslagen ser ut kommer lämplig omröstningsmetod att tillämpas. När omröstningen är öppen kommer det gå att rösta och ändra sin röst under hela perioden. Flera ärenden kommer att vara öppna samtidigt, därför kommer ombud behöva lägga sin röst på flera förslag i VoteIT innan omröstningen stängs av mötesordföranden på utsatt tid.

Påverkanstorg och Zoom

Påverkanstorgets syfte är att alla ombud ska bilda sig en uppfattning om de olika beslutsärenden som finns på stämman, samt att lägga yrkanden på de olika motionerna och propositionerna som finns i handlingarna.

Efter beredningsgrupperna kan ombuden se hur alla beredningsgruppers huvudförslag lyder. Inga nya yrkanden får läggas på därefter.

Flera ombud kan jämka (slå ihop) sina yrkanden om de är lika eller föreslår samma sak. Jämkningar sker under påverkanstorget eller i beredningsgrupperna. När två yrkanden jämkas dras i praktiken det ena yrkandet tillbaka till förmån för det andra, eller båda två till förmån för en ny formulering. Tillbakadragna yrkanden går att lyfta igen innan beredningsgrupperna har avslutats.

ZOOM

Vid invignings- och avslutningsceremoni samt under beredningsgruppernas sammanträden kommer den digitala tjänsten Zoom användas. Tjänsten lämpar sig särskilt bra då den har inbyggda funktioner för att kunna begära ordet vid behov och enkelt modereras på ett sätt som lämpar sig för beredningsgruppernas arbete. Programmet behöver laddas hem i förväg från http://www.zoom.us och fungerar på både datorer och telefoner. Inga omröstningar kommer ske genom Zoom. Vid invignings- och avslutningsceremonin kommer dock inte möjligeheten kunna ges för någon att begära ordet utan då kommer Zoom användas endast som streamingtjänst.

HELT DIGITALT PÅVERKANSTORG ÄVEN UNDER STÄMMAN

Varje beslutsärende har en plats i VoteIT för påverkanstorget. När påverkanstorget öppnar igen under stämman innehåller VoteIT det underlag som är utskickat inför stämman och de yrkanden som inkommit under det första digitala påverkanstorget från ombud eller styrelse.

DIGITALT BESLUTSSTÖD: VoteIT

För att det ska vara enkelt för många människor att ta del av informationen kommer vi att använda oss av ett elektroniskt påverkanstorgssystem. Ombuden fyller i sina yrkanden elektroniskt. Yrkandena publiceras omedelbart i systemet.

BEREDNINGSGRUPPER

Beredningsgruppernas syfte är att fördjupa diskussionen om de olika beslutsärendena och de yrkanden som inkommit och att genom debatt och förhandling komma fram till ett huvudförslag att föreslå stämman.

I beredningsgrupperna ingår ombud, eventuella motionärer, funktionärer i form av beredningsgruppspresidium (ordförande/inflytandepunktsansvariga och sekreterare), representanter för styrelsen samt ev. andra sakkunniga (exempelvis personal vid Scouternas kansli). Deltagare kan ges närvarorätt i mån av plats.

Varje ombud tilldelas en beredningsgrupp att ingå i baserat på föranmält intresse. Arrangörerna av stämman sätter samman beredningsgrupperna så att de blir ungefär jämnstora. Varje ombud kan endast ingå i en beredningsgrupp; det finns inte möjlighet att delta i flera grupper samtidigt.

Stämman utser på förslag av styrelsen beredningsgruppspresidium i form av ett ordförande par för varje beredningsgrupp. De kommer att leda arbetet i de olika beredningsgrupperna. Deras roll är att driva arbetet i beredningsgruppen framåt och att komma till beslut inom avsatt tid. De håller i talarlistan och leder mötets beslutsfattande som sker genom omröstning. De kommer även hålla reda på vilka beslut som fattas i beredningsgruppen och rapportera det vidare in i VoteIT.

Ombuden samlas i en Zoom-grupp, diskuterar de yrkanden som finns på varje beslutsärende och kommer fram till ett huvudförslag, alltså vad de tycker att hela stämman ska besluta.

Ombud och övriga deltagare i en beredningsgrupp kan lägga nya yrkanden under mötet med beredningsgruppen. Yrkanden kan också läggas in i VoteIT i förväg under det digitala påverkanstorget.

Efter beredningsgruppens slut är det yrkandestopp. Därefter kan inga nya yrkanden läggas.

NÄRVARO-, FÖRSLAGS-OCH YTTRANDERÄTT

Ur Scouternas stadgar § 5.5 Mötesrättigheter och beslutsformer för Scouternas stämma har följande personer närvaro- och yttranderätt:

  • Samtliga närvarande medlemmar
  • Observatörer utsedda av samverkansorganisation i enlighet med § 3.3
  • Avgången ledamot i Scouternas styrelse i fråga om ansvarsfrihet för dennes förvaltning
  • Följande personer har dessutom, förutom närvaro- och yttranderätt, även förslagsrätt:
  • Ombud
  • Ledamöter i Scouternas styrelse
  • Valda revisorer i fråga om deras granskning
  • Valberedningens ledamöter i fråga om val som de förberett

På påverkanstorget har alltså alla närvarande, deltagare och ombud som genom anmälan till stämman fått inloggning till VoteIT, rätt att delta i diskussionerna. Men det är bara ombud, styrelse, valberedning (i fråga om val som de förberett) och revisorer (i fråga om deras granskning) som har rätt att lämna yrkanden.

Rösträtt tillkommer ombud. Ingen har rätt att rösta i frågor som rör egen förvaltning eller eget arvode.

MÖTESORDFÖRANDE OCH SEKRETERARE

Mötesordförandena har till uppgift att leda Scouternas stämma. De ska hålla ordning på arbetsformerna och har ansvar för att samtliga ombud kan följa med i beslutsfattandet. Mötesordförandena ska inte påverka vilka beslut som fattas, bara säkerställa att beslut fattas på ett demokratiskt vis.

Sekreterarna har till uppgift att föra protokoll över stämmans beslut. Protokollet ska vara justeringspersonerna, som valts av stämman att läsa igenom och godkänna det sekreterarna skrivit i protokollet, tillhanda senast sex veckor efter det att stämman avslutats. Protokollet ska vara justerat ytterligare fyra veckor efter det att sekreterarna lämnat det ifrån sig.

PLENUM

På denna digitala stämma kommer inga diskussioner eller förslag utföras i plenum utan alla förhandlingar kommer ske i VoteIT och genom beredningsgrupper i Zoom.

RÖSTNING

Ur Scouternas stadgar, § 5.5: För utövande av rösträtt och fattande av beslut i Scouternas stämma gäller:

  • att varje röstberättigat närvarande ombud har maximalt en röst.
  • att beslut fattas genom öppen omröstning. Stämman kan i särskilda frågor besluta om att sluten omröstning ska ske. I fråga om personval, om någon röstberättigad eller mötespresidiet begär det, fattas beslut med sluten omröstning.
  • att som stämmans beslut gäller den mening som stöds av flest antal röstande (om inget annat regleras i dessa stadgar, till exempel krävs 2/3 eller 3/4 majoritet vid ändring av vissa delar av stadgarna)
  • att vid lika röstetal avgör lotten.

Beslut fattas med hjälp av elektronisk omröstning i VoteIT. Röstsiffrorna presenteras för samtliga ombud efter att omröstningen stängts. På så sätt genomförs rösträkning genom VoteIT efter varje avslutad omröstning. Vid sluten omröstning presenteras röstsiffrorna enbart för rösträknarna och mötespresidiet. Vid sluten omröstning med fler än två alternativ genomförs omröstning genom kontrapropositionsvotering. Om det blir diskussion om resultatet av den elektroniska omröstningen fungerar rösträknarna som stämmans kontrollpersoner. Rösträknarna väljs av stämman.

Vid val av grupper där det finns fler kandidater än platser tillämpas Schulze-metoden för röstning och rösträkning. Schulze-metoden innebär att ett ombud i sin röst rangordnar kandidaterna. Om ens förstahandsval inte blir vald kommer ens röst inte bli bortkastad – då kommer rösten användas på kandidaten en gillar näst bäst, och så vidare i fallande ordning. Metoden garanterar att kandidaterna som blir valda har största möjliga stöd och att inte kandidater med lägre stöd kan väljas över kandidater med högre stöd. Se även https://sv.wikipedia.org/wiki/Schulze-metoden

OMRÖSTNING

Acklamation – muntlig omröstning, mötesordföranden avgör om det blev ett ja eller nej (kan endast appliceras i beredningsgrupp).

Rösträkning – röstning med elektronisk omröstning i VoteIT. VoteIT presenterar exakt resultat efter varje avslutad omröstning, frånsett omröstningar under personval.

Om ett ombud misstänker att den automatiska rösträkningen i VoteIT är felaktig kan ombudet meddela detta i VoteIT och då genomförs en granskning av VoteITs personal.